1.- EL SISTEMA INTERN D’INFORMACIÓ O CANAL DE DENÚNCIES.
1.1.- Concepte i naturalesa.
El codi penal adverteix en el seu art. 31 bis, de l’obligació de la persona jurídica d’establir en el seu si sistemes o mitjans per a la comunicació sobre possibles riscos o incompliments legals.
Així mateix, la Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informen sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció, ha introduït a més una sèrie de requisits que han de complir les persones jurídiques, per a l’establiment i gestió d’aquests “sistemes interns d’informació” o “canal de denúncies”.
En virtut d’això, aquesta Entitat com a part de la seva cultura de compliment ètic, ha implantat aquest SISTEMA INTERN D’INFORMACIÓ O CANAL DE DENÚNCIES, a través del qual es podrà informar sobre aquells successos relatius a riscos materialitzats, fets sobre els quals recauen sospites de comissió de delicte i a més qualsevol altra conducta que suposi un incompliment de la normativa legal, així com de les Polítiques Internes de la Companyia.
Podrà ser utilitzat per totes les persones treballadores, membres de l’òrgan d’administració o qualsevol altre tercer interessat inclòs en l’art. 3 de l’esmentada Llei 2/2023 de 20 de febrer, de forma confidencial o anònima sense temor a represàlia alguna en virtut del que es disposa en l’esmentada norma. En presentar la seva denúncia i expressar la seva inquietud, el denunciant està contribuint al fet que la nostra Entitat sigui reconeguda com una organització responsable en tots els aspectes de la seva activitat.
1.2.- Principis rectors bàsics del Sistema
Accessibilitat: existeixen diferents opcions per a la presentació de denúncies:
Confidencialitat: la identitat i dades de contacte de la persona que formuli la comunicació, així com els fets i documents que comuniqui sobre la possible actuació irregular a través d’aquest canal, tindrà sempre la consideració d’informació confidencial i, per tant, no serà comunicada sense el seu consentiment al denunciat/da i/o tercers o excepte requeriment per autoritat administrativa o judicial, conforme al que es disposa en l’art. 31.1 de la Llei 2/2023.
Anonimat: s’admeten les denúncies anònimes, per a la qual cosa s’haurà d’utilitzar només les opcions d’enviament per correu postal o lliurament en mà, mitjançant sobre tancat dirigit a l’atenció del RESPONSABLE DEL SISTEMA D’INFORMACIÓ i sense indicar cap dada de la persona que presenta la comunicació, tant en el sobre com en la pròpia denúncia.
Responsable del sistema: l’Entitat té delegada la gestió de les denúncies en un responsable del sistema, degudament identificat i conforme a la Llei 2/2023.
Objectivitat i imparcialitat: totes les denúncies seran gestionades de manera objectiva i imparcial, garantint el dret a la intimitat, a la defensa i a la presumpció d’innocència de les persones implicades.
Protecció de dades: D’acord amb l’article 24 de la LO 3/2018 de 5 de desembre de protecció de dades personals i garantia dels drets digitals (modificat per la disposició Addicional Setena de l’esmentada Llei 2/2023), “Seran lícits els tractaments de dades personals necessaris per a garantir la protecció de les persones que informen sobre infraccions normatives. Aquests tractaments es regiran pel que es disposa en el Reglament (UE) 2016/679, del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d’abril de 2016, en la Llei Orgànica 3/2018 de 5 de desembre de Protecció de Dades i Garanties dels Drets Digitals i en la Llei reguladora de la protecció de les persones que informen sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció.” La base legitimadora del tractament de dades es troba en l’art. 30.3 de la LOPDGDD.
Les dades, hauran de conservar-se en el sistema de denúncies únicament durant el temps imprescindible per a decidir sobre la procedència d’iniciar o no una investigació sobre els fets denunciats. En tot cas, transcorreguts tres mesos des de la introducció de les dades (o sis si s’ha ampliat el termini per la complexitat de la denúncia) haurà de procedir-se a la seva supressió del sistema, excepte que la finalitat de la conservació sigui deixar evidència del funcionament del model de prevenció de la comissió de delictes per la persona jurídica.
En cap cas seran objecte de tractament les dades personals que no siguin necessàries per a aquestes finalitats o es refereixin a conductes que no estiguin incloses en l’àmbit d’aplicació de la llei, procedint-se, si escau, a la seva immediata supressió. Si la informació rebuda contingués dades personals de categoria especial, es procedirà a la seva immediata supressió, sense que es procedeixi al registre i tractament d’aquests.
En cas que els fets sí resultin provats o amb indicis suficients, les dades es conservaran mentre sigui necessari per a l’exercici per part de l’Entitat dels seus drets davant els tribunals de justícia.
Aquelles denúncies que s’hagin efectuat de manera anònima seran identificades per una referència interna per a poder ser incorporades al sistema de denúncies. Exclusivament podran accedir a les denúncies:
1.3.- Drets i Obligacions
Drets i Garanties dels informants
A les persones informants se’ls garantirà l’efectiu exercici dels següents drets, sense perjudici de qualssevol altres que els reconegui la Constitució i les lleis:
1.4.- Obligacions dels Informants
Les persones informants, pel que fa a la presentació de les seves comunicacions a través del Canal intern d’informació, estaran subjectes a les següents obligacions:
1.5.- Drets dels Tercers
A les persones considerades com a tercers en el procediment se’ls reconeixeran els drets reconeguts per la Constitució i les lleis, sense perjudici de la possibilitat d’estendre a aquests en la mesura del possible, les mesures de suport i protecció de l’informant previstes en la Llei 2/2023; en concret les següents:
2.- PROCEDIMENT DE PRESENTACIÓ D’INCIDÈNCIES
2.1.- Incidències o incompliments a reportar
Es considera incidència o incompliment reportable els següents supòsits:
2.2.- Contingut mínim de les denúncies.
Per a la seva admissió i adequada tramitació, les comunicacions o denúncies hauran de contenir necessàriament les següents dades:
La càrrega de la prova correspondrà sempre a la part denunciant, qui haurà d’aportar els documents en què es fonamenti la mateixa i la part denunciada podrà aportar els documents que estimi siguin adequats per contraposar els de l’altra.
En cas que entre les persones afectades per la comunicació/denúncia es trobi alguna de les que formin part de la investigació d’aquesta, haurà de ser substituïda per una altra que no estigui relacionada directament amb la comunicació/denúncia en qüestió.
3.- FASE D’INSTRUCCIÓ DEL PROCEDIMENT
3.1.- Recepció i acusament de rebuda
Rebuda la comunicació/denúncia, el responsable del sistema acusarà rebut d’aquesta al denunciant en un termini màxim de 3 dies, excepte si el denunciant és anònim, i iniciarà les oportunes verificacions i comprovacions necessàries; generant-se un expedient que es registrarà i identificarà per una referència.
Si fos necessari i la denúncia no fos anònima, el responsable del sistema podrà sol·licitar aclariments o ampliació de la informació.
3.2.- Anàlisi preliminar de la informació rebuda
Amb aquesta primera informació, el responsable del sistema efectuarà una anàlisi preliminar per verificar l’entitat, suficiència i versemblança de la denúncia, la credibilitat del denunciant i la rellevància a aquests efectes dels fets reportats; determinant si els mateixos poden ser constitutius d’alguna infracció legal o si constitueixen una infracció de les polítiques internes de l’Entitat.
En funció del resultat que ofereixi aquesta anàlisi preliminar podrà adoptar, aixecant acta motivada, alguna de les següents decisions:
3.3.- Procediment després de l’anàlisi
En cas que la denúncia fos considerada com a no procedent, el responsable del sistema informarà el comunicant o informant (excepte denúncies anònimes) de la inadmissió de la denúncia o de l’arxiu de l’expedient, segons el cas, així com de qualsevol mesura addicional que s’hagués adoptat.
En cas d’admissió de la denúncia es procedirà a constituir l’òrgan d’instrucció, les funcions del qual són la tramitació de la denúncia i la redacció de l’informe per a la resolució d’aquesta.
No obstant això, podran adoptar-se mesures urgents, sempre motivadament, i amb les següents finalitats:
En cas d’admissió, el procediment seguirà els següents passos:
La investigació inclourà totes aquelles diligències d’investigació que resultin oportunes per a l’aclariment dels fets, les persones responsables i les mesures correctores que hagin d’adoptar-se si escau.
Es detallen a continuació algunes de les principals diligències que podran conformar tota investigació:
3.4.- Comunicació als subjectes investigats
Excepte per a les denúncies anònimes, el responsable del sistema es posarà en contacte amb les parts, identificant-se davant aquestes com a encarregat de la investigació de la denúncia i informant-les breument sobre els fets que se’ls atribueixen i dels principals fets que es poden produir durant la investigació.
En cas d’inadmissió de la denúncia, per ser considerada no procedent, s’informarà d’aquest extrem al denunciant en un termini màxim de 3 dies des de la seva presentació (excepte denúncies anònimes).
3.5.- Documentació del procediment d’investigació
Serà imprescindible incloure en l’expedient la documentació detallada de tot el procediment d’investigació desenvolupat, com ara els documents que es vagin recaptant i actes de les entrevistes que es mantinguin.
En totes les entrevistes que es practiquin per l’Òrgan d’Instrucció, aquest prendrà nota per escrit dels fets rellevants de la mateixa incorporant-les a un acta, que haurà de signar-se pels compareixents i pels membres de la comissió instructora.
Així mateix, es procedirà a informar en totes elles dels extrems que exigeix la legislació vigent en matèria de protecció de dades.
3.6.- Informe final de l’òrgan d’instrucció
Una vegada finalitzades totes les diligències d’investigació, l’Òrgan d’Instrucció elaborarà en el termini de 15 dies un informe de conclusions, que contindrà una breu descripció dels següents elements:
Una vegada elaborat, l’informe final d’investigació serà immediatament traslladat a l’Òrgan de Decisió i haurà de quedar arxivat juntament amb la resta de l’expedient d’investigació.
4.- FASE DECISÒRIA
A la vista de l’informe elaborat per l’Òrgan d’Instrucció, si s’estima procedent la denúncia, es constituirà l’Òrgan de Decisió, la funció del qual és la formació de la voluntat de l’Entitat en resposta a la denúncia plantejada.
Per a la formació d’aquesta voluntat, l’Òrgan Decisori podrà sol·licitar assessorament de quants serveis externs sigui necessari, així com quantes aclariments requereixi per part del mateix Òrgan d’Instrucció.
La seva composició és col·legiada, estant compost pels membres de l’Òrgan d’Instrucció, al qual s’incorporarà un representant de l’Òrgan d’Administració de l’Entitat.
En cas d’incompatibilitat de qualsevol dels membres de l’Òrgan de Decisió per a la tramitació d’un assumpte concret, aquest membre serà apartat de tots els tràmits que se celebrin en relació amb el mateix.
L’Òrgan de Decisió donarà trasllat de l’expedient als subjectes investigats, a qui es concedirà un termini de 5 dies per al·legar per escrit tot el que creguin convenient per al seu descàrrec i per aportar els documents que considerin d’interès i transcorregut aquest termini, podrà adoptar alguna de les següents decisions:
5.- REGISTRE
A efectes de documentar les accions, el responsable haurà de mantenir un Registre Cronològic actualitzat i confidencial de la investigació (tant les que estiguin en curs com les ja tancades) denúncies i mesures disciplinàries aplicades en relació amb l’incompliment.
Aquest registre haurà de contenir almenys:
El registre assenyalat en el paràgraf anterior haurà d’estar sempre actualitzat i disponible per a la revisió per part dels responsables de la present política (el responsable del sistema i l’Òrgan de Compliment de l’Entitat) mantenint-se sempre sota la més estricta confidencialitat.
No obstant això, es determinarà quina publicitat o comunicació es farà a la resta d’empleats i directius sobre els fets una vegada s’hagi procedit a la seva resolució, bé com a mesura dissuasiva o com a millora de procediments i actuació a futur per evitar males pràctiques.
D’altra banda, la resolució del procediment passarà a formar part de l’expedient (laboral, si escau) de la persona denunciada.